Dossier

LES ARCHIVES ET LA TRILOGIE DU CYCLE DECISIONNEL

« L’histoire de l’art est une science vivante. Une archive réapparaît et tout peut changer » Pierre Rosenberg

L’avènement des technologies de l’information et de la communication (TIC) a révolutionné le monde en général et plus particulièrement l’environnement du travail. Aux temps immémoriaux, l’information était transmise de bouche à oreille, elle constituait une denrée rare, plus ou moins fiable, exacte et parfois distorsionnée. En effet, le dictionnaire d’encyclopédie de l’information et de la documentation définit l’information comme « la consignation des connaissances dans le but de leur transmission ». Pour Jean Yves Rousseau et Carol Couture, l’information documentaire est celle « consignée sur un support à l’aide d’un code préétabli ». Il est devenu indéniable voir primordial pour toute institution, tout organisme de disposer d’information exacte et fiable afin de mener à bon escient ses activités. Car il devient évident dans le contexte actuel que l’organisation qui dispose le plus rapidement des meilleurs informations peu importe leur provenance, leur support ou leur type (livres, périodiques, documents d’archives, banques de données..) est la plus performante et la plus compétitive. En outre, tout comme les matières premières sont vitales pour les usines de transformation, l’information occupe également une place de choix tant pour la conduite des affaires administratives, pour les prises de décisions, pour la bonne gouvernance, pour servir de preuves et témoigner des droits et devoirs…

C’est pourquoi, les archives de par la définition du code du patrimoine français en son article L211-1 et telle que reprise par la loi 2008-696 du 15 juillet 2008, sont «l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité». Ces documents serviront d’abord, de sources d’informations, ensuite, lesquelles informations permettront ou faciliteront les prises de décisions, et enfin, lesquelles décisions devront être traduites par des actions. Cette trilogie (information – décision – action) est appelée le concept de cycle décisionnel. On y ajoute de nos jours un quatrième maillon ‘’la rétroaction’’ qui consiste en un feedback des actions menées. Car il faut être en mesure d’évaluer les actions menées.

Le concept de cycle décisionnel est largement utilisé par l’administration dans le but de prendre des décisions éclairées, rapides et sûres, réduisant ainsi le facteur d’incertitude à son expression la plus simple. Car, ne dit-on pas qu’ « on s’est préoccupé du passé, en oubliant que le présent serait à son tour un passé».

On comprend aisément que les archives constituent une source d’information unique sur les personnes et les organisations et, à ce titre, constituent des matériaux indispensables à la gestion quotidienne des institutions, des entreprises t des organismes. Il convient de noter que toute organisation, quelles que soient sa taille, sa mission ou sa sphère d’activité a besoin de ressources pour exister, fonctionner adéquatement et se développer. Pour ce faire, l’information constitue une denrée aussi vitale pour l’entreprise que les ressources humaines, matérielles et financières. L’atteinte des objectifs en entreprise ne peut se faire sans une gestion efficace de l’information pour laquelle il faut une reconnaissance officielle du service d’archives doté de moyens matériels, financiers et surtout d’un personnel qualifié.

Au regard de ces nombreux avantages, les administrations africaines et particulièrement les administrations ivoiriennes gagneraient à accorder du crédit et une haute estime à la fonction archives afin qu’elles améliorent leurs performances et leurs rendements. C’est pourquoi, Françoise de BARBEYRAC dans son ouvrage ‘’Blocage de l’information et climat social’’,  stipule bien que  « les organismes qui ont compris l’importance stratégique de l’information organique et dont les membres peuvent communiquer rapidement et sans distorsion à travers la hiérarchie devraient avoir un avantage décisif de rapidité dans les prises de décision, par exemple, sur celles qui ne le peuvent pas.

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