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Les archives hospitalières, une richesse inexploitée ?

« De tous les trésors nationaux, les archives constituent le plus précieux. Elles sont le legs d’une génération à une autre et la qualité des soins que nous leur accordons témoigne  de la qualité de notre civilisation. » Arthur G. Doughty

 

Tomber malade et se rendre à l’hôpital est un geste que nous avons réalisé à maintes reprises au cours de notre vie. Toutes fois en dehors de la prise en charge thérapeutique, il est constaté qu’un dossier médical est ouvert à cet effet. On s’interroge alors de savoir, qu’est-ce que les archives hospitalières et quel est leur apport dans la prise en charge des patient et dans la société ?

Faisant partie intégrante des archives spécialisées, les archives hospitalières sont constituées de deux (02) grands ensembles de documents :

  • Les archives administratives de l’établissement sanitaire concerné : Ce sont celles qui régissent le fonctionnement et l’organisation de l’hôpital. En effet, chaque hôpital est avant tout une administration qui comprend des départements ou services tels que la Direction des Ressources Humaines, le service financier, la direction générale…

Il s’agit des documents produits et reçus par les directions et les services administratifs par exemple les dossiers du personnel, les bulletins de paie, les rapports d’activités…

 

  • Les archives médicales: Elles sont produites dans le cadre de la prise en charge thérapeutique des patients mais désignent aussi les activités de recherches médicales de l’établissement sanitaire concerné. Il s’agit ainsi des dossiers médicaux des malades, les documents de laboratoires et des pharmacies mais également les dossiers inhérents  aux recherches scientifiques.

Compte tenu du caractère du secret médical que revêtent ces archives spéciales, en France par exemple, les hôpitaux sont régis par le référentiel de la Haute Autorité de Santé (HAS) qui est une structure créée par la loi du 13 aout 2004 relative à l’assurance maladie afin de contribuer au maintien d’un système de santé solidaire et le renforcement de la qualité des soins. L’une des missions essentielle du HAS est de veiller à la qualité de l’information médicale.

L’Etat français fait de la certification HAS une obligation pour tous les hôpitaux. En claire il serait difficile d’avoir un centre de santé (hôpital public ou clinique privée) sans service d’archives.

De même, au niveau international , la norme ISO 9001 : 2008 relative à la démarche qualité, en son article 4.1 exige des hôpitaux, une gestion documentaire en matière de protocoles de soins, de procédures et des instructions de prouver l’identification et la traçabilité de l’information. Si la gestion documentaire est une exigence de ladite norme alors l’archivage en constitue un maillon indispensable pour la certification qualité des organismes de santé.

Au regard de ces deux règlementations, les archives hospitalières sont d’une importance capitale d’abord pour le malade (la population), ensuite pour les médecins et chercheurs (scientifiques) et enfin pour les hommes politiques et décideurs.

Concernant le malade, le dossier médical est ouvert lors de la consultation chez le médecin afin d’y consigner toutes les informations (civile et médicale) le concernant. Il contient de même les prescriptions du médecin. Ces informations témoignent de son état de santé à une période donnée et serviront de preuves en cas de litiges ou de contentieux, d’où la rédaction de certificats médicaux. Elles permettront d’avoir un suivi régulier de sa prise en charge médicale s’il s’avère que ce dernier est fréquemment malade.

Pour le médecin également, les archives médicales servent ‘’d’aide-mémoire’’ en cas de récidive du patient ou lors des contrôles de santé. Il s’y réfère pour comprendre l’évolution de l’état de santé du malade afin de lui prodiguer les soins adéquats. Sous un autre angle, le dossier médical revêt une importance significative car il fournit les informations nécessaires aux chercheurs, médecins et autres spécialistes pour la rédaction des thèses, des mémoires, des publications scientifiques sur les différentes pathologies qui minent notre société. Ces archives permettent de poursuivre les recherches pharmaceutiques afin de proposer  des médicaments ou remèdes les plus adaptés.

Quant aux hommes politiques et décideurs, ils s’appuieront sur les études statistiques fournies par les archives médicales afin de prévoir les budgets liés aux programmes de santé public, puis de planifier les stratégies de lutte contre les maladies, les catastrophes sanitaires, les épidémies…

Les archives médicales facilitent ainsi leurs prises de décisions.

Au terme de cette réflexion, il faut noter que les archives hospitalières en général et les archives médicales en particulier jouent un rôle primordial dans la société moderne. Au regard de ses nombreux avantages et de la mine d’informations qu’elles renferment, leur gestion devrait être confiée à des archivistes qui sont des spécialistes en la matière. Cependant quand n’est-il de l’Afrique ou des hôpitaux en ce XXIe siècle ne disposent  d’aucun service d’archives et même quand il existe est relégué au second rang ?  Bonne méditation.

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