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L’EVALUATION DES ARCHIVES, de quoi s’agit-il ?

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INTRODUCTION

Faire le choix des documents à conserver et ceux à éliminer n’est pas une activité aisée pour l’archiviste. Pour mener à bien cette tâche, il convient pour lui de faire une bonne évaluation des documents.

Il s’agira pour nous dans notre étude de définir l’évaluation des besoins, de connaitre les différentes méthodologies de l’évaluation des archives en parcourant les différentes opinions des auteurs à cet sujet.

 

I – DEFINITION

Dans son ouvrage intitulé,  Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Carol Couture affirme que l’évaluation des archives ou l’évaluation archivistique se définit comme :  «L’acte de juger des valeurs que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent aux dits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne) concerné et les documents d’archives qu’il (elle) génère dans le cadre de ses activités.

 

Quant au dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France, il stipule que l’évaluation des archives désigne la  « Fonction archivistique fondamentale préalable à l’élaboration d’un tableau d’archivage  visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents ».

 

En clair, il s’agit pour l’archiviste de  déterminer l’intérêt public, l’intérêt administratif, juridique ou historique de l’ensemble de documents considéré. Il s’agit d’une opération fondamentale, préalable à la sélection.

II – OBJECTIFS DE L’EVALUATION DES ARCHIVES

Le but de l’archiviste est de  toujours de déterminer, parmi les documents créés ceux qui revêtent le plus de valeur et doivent être conservés à plus ou moins long terme. Il doit donc faire un choix des documents à conserver et ceux à éliminer.

A l’issue de l’évaluation, l’archiviste définit le sort de l’ensemble considéré qui peut être :

  • la conservation intégrale ;
  • la conservation partielle ;
  • ou la destruction intégrale.

 

 

Pour ce faire il existe différentes méthodologies. Pour  Carol Couture, il faut suivre cinq (05) principes

 

III) LES CINQ PRINCIPES DE L’EVALUATION ARCHIVISTIQUE SELON CAROL COUTURE

 

Dans son ouvrage, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Carol Couture nous donne cinq principes à suivre afin de mener à bien l’évaluation des archives.

Cependant, il convient de noter que d’autres auteurs proposent également d’autres méthodologies que nous verrons dans la quatrième partie de notre réflexion.

 

 

1)   Le premier principe stipule que : Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société :

«Rassembler les documents par fonds, c’est-à-dire réunir tous les titres (entendons documents) qui proviennent d’un corps, d’un établissement, d’une famille ou d’un individu […] Les documents qui ont seulement rapport avec l’établissement, un corps ou une famille ne doivent pas être confondus avec le fonds de cet établissement, de ce corps, de cette famille.»

Il s’agit ici du respecter le principe de provenance ou principe de respect des fonds.

2) a) Le second principe est : Que le jugement que l’archiviste porte doit faire preuve d’objectivité.

Il s’agit ici d’être impartial dans le choix des documents. En d’autres termes l’archiviste doit avoir un avis neutre.

  1. b) le jugement que l’archiviste porte doit faire preuve de contemporanéité.

L’archiviste doit prendre en compte les réalités de son époque afin de se projeter dans l’avenir car les documents conservés doivent pouvoir rendre compte de l’époque donnée.

3) Le troisième principe dit : Que l’archiviste doit respecter les liens unissant l’évaluation et les autres interventions archivistiques.

Ici il s’agit du fait que l’évaluation est liée aux autres activités de chaine archivistique. Par exemple la classification découle directement de l’évaluation.

 

4) Le quatrième principe stipule : Qu’il doit exister un équilibre entre les finalités administratives et les finalités patrimoniales par l’intervention de l’archiviste.

5) Le cinquième principe dit : Qu’il doit exister un équilibre entre les considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.

IV – LES DIFFERENTES METHODES D’EVALUATION DES ARCHIVES

 

  • C’est Sir Hilary Jenkinson (1892-1961) qui fut parmi les premiers à se pencher sérieusement sur l’épineuse question de l’évaluation des documents d’archives.

 

Sir Hilary Jenkinson a donc divulgué en 1922 la solution qui lui semblait la plus adaptée dans un ouvrage intitulé A Manual of archive administration, including the problems of war archives and archive making (Jenkinson, 1922).

   La thèse qu’il y expose est la suivante : c’est à son producteur de déterminer la valeur des archives qu’il a créées, car il ne peut y avoir meilleur juge pour un document que celui qui en est à l’origine. Il préconise une évaluation en deux phases : la première évaluation est effectuée cinq ans après la fermeture des dossiers par le producteur-même. Puis, après vingt-cinq ans, un deuxième tri conduit par des archivistes à lieu.

 

 

 

  • Schellenberg, il propose trois critères sur lesquels porter un jugement : – le caractère unique du document ;
  • sa forme ;
  • l’information contenue et son importance.

 

 

  • Hans Booms (1924-2007)

Pour lui, ce qui doit prédominer, c’est l’opinion publique, ou la société, car c’est pour  elle que les documents sont nés et c’est également pour elle que nous les conservons. L’archiviste doit donc connaitre l’avis de la société sur les différents types de documents.

 

  • Terry Cook

Pour lui l’archiviste doit faire l’étude des fonctions assumées par l’organisme producteur des documents. Etant donné que les grandes fonctions sont immuables. Il parle donc de macro-évaluation.

 

 

  • Les Américains Frank Boles et Julia Marks Young

 

Pour eux l’archiviste doit tenir compte de trois critères fondamentaux à savoir :

– valeur  d’information ;

– coûts de préservation ;

–  implications du tri.

Chaque critère est évalué et noté, puis pondéré selon un coefficient que les auteurs ont fixé. Un document qui aura un coefficient élevé sera donc un document important.

 

  • David Bearman

 

Pour Bearman, le problème doit être vu  dans un autre sens, en se demandant quelles conséquences l’absence de documents – et non leur présence – pourrait avoir dans le futur. Il dénombre ainsi ces conséquences potentielles :

  • des conséquences financières, par exemple amendes ou dommages et intérêts imputés parce qu’il n’est pas possible pour l’organisme de défendre une action en justice ou pertes dues à des interruptions de travail ;
  • des diminutions ou des pertes d’opportunités pour l’entreprise ;
  • une dégradation de la réputation ;
  • une diminution du prestige.

Ici, c’est le facteur économique qui joue un rôle majeur. Son concept est appelé le risk management

 

CONCLUSION :

 

Il convient de noter au terme de notre étude que l’évaluation des archives est primordiale pour l’archiviste.

Car ses choix des documents à éliminer de ceux à conserver, détermineront la pérennité des archives et constitueront un témoignage certain pour les générations futures.

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